1.针对性。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种qun发的通函，从而表示对此的重视。如果无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“DearSirs”or“DearSirorMadam”。
2.邮件正文字体大小，颜色要统一。且尽量使用国际上比较通用的字体。想要突出的重点部分可用粗体、斜体、鲜明颜色等标示出来。邮件不要全部用大写字母。不要为了显示个性，或者美观，选一些不常用字体。因为你无法判断客户是否也使用相同的操作系统或者软件，如果客户电脑无此字体，一般会乱码。
3.邮件要简洁朴实，不需要华丽。几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达的，千万别写两句，省掉一切能省的废话(不包括适当礼貌性用语)。邮件中尽量不要出现生僻的单词。
4.邮件写完后一定要再花几分钟反复检查，是否有语法错误、拼写错误，是否有遗漏内容或者附件，甚至本身的一些人为错误，如价格，出货期等。
5.平时多琢磨客人的邮件，尤其是那些写得比较好的。有意识去模仿他们的行文方式和遣词用句。
6.邮件签名。签名一般显示个人与公司的基本信息，包括地址与联系方式等。还有一些能显示公司实力的认证等信息。
（来源：出海记事本）
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