主管如果得知召集同事开1小时会议，竟然要花超过6万元，还愿意开这么久吗？
能计算会议成本的计算机，成为加拿大电商巨头Shopify减少30万小时会议的秘密武器。
彭博报道，7月初，Shopify在1万1千名员工的Google日历嵌入自制的计算机工具，会依据与会者部门和角色的平均薪资、会议时长、与会人数，估算会议成本。
据Shopify范例，预定1小时的会议有7位员工参加，有公司首席执行官吕特克（Tobias Lütke）、首席运营官内贾蒂安（Kaz Nejatian）等高层主管，工具显示，这场会议成本高达2,115美元。
这程序目的是通过将会议成本可视化，使员工避免开没意义的会，也避免员工每次遇到有事要讨论就先开会的习惯，改将时间花在实际推动工作成果。
“没有Shopify员工想花500美元吃晚餐，但很多人会议花的钱比这金额还多。”开发工具的内贾蒂安表示，“这件事的目标是告诉你，时间就是金钱，如果你必须花钱（指开会），就要斟酌一下。”
会议像杂草，春风吹又生
继制定“无会议日”，Shopify祭新招遏止过多会议
Shopify表示目标是今年减少32万2千小时会议。
为什么Shopify如此积极减少会议？因线上会议疫情时倍增，美国项目管理应用程序Wrike调查发现，开会浪费的时间，正是组织效率低落的前五大原因。
Shopify也是最积极减少员工开会时间的公司，1月就制定许多政策，包括星期三定为“无会议日”，全公司禁止开会；取消与会者两人以上定期会议；超过50人的大型会议，只能安排在星期四6小时区间内；还鼓励员工退出大型Slack聊天群组。
成效如何？Shopify表示，前5个月每位员工平均会议花的时间，与去年同期相比减少14%，有望让公司今年完成项目量增加18%。
但Shopify之所以又祭出新工具，就是因会议太容易像杂草增生，员工遇到需要协调解决的事，第一步就是先约开会。
“我们已看到会议悄悄回来，我们必须立刻采取行动。”CNN看到Shopify公告写道。
Shopify预估只要每位员工每周少开三次会，公司成本就能减少15%。
一招会议成本计算机无法立竿见影
学习Shopify减法精神
不过，如果只学Shopify会议成本计算机这招，也无法成功遏止无意义的会议发生。
“这是非常肤浅的干预法。”北卡罗来纳大学组织科学教授罗格尔伯格（Steven Rogelberg）表示。他补充Shopify之所以成功减少会议时间，是因同时搭配全公司培训：怎么执行最佳工作实践、中端管理人员如何反馈、高层如何以身作则少开会。
因此，企业可学习的其实是Shopify的减法精神，先从思考公司会议是否能减少开始。美国人力资源管理协会（SHRM）建议，可以采取的改革步骤如下：
1.首先，询问员工对会议的看法，是否觉得会议过多？甚至是否多到感觉疲劳、难以做其他正事？知道员工意见后，可试着制定一周内哪天全公司禁止开会，让员工专注工作。
2.实际观察会议进行，看能否集成或减少会议。负责人可观察公司每次会议，看与会者是否常重叠，就可整合会议，或解散没有具体成果的小组或会议。
3.每次安排新会议前问自己：我是否有办法通过电子邮件或快速讨论完成目标？只有其他沟通渠道都不可行时，才安排会议。
（首图来源：Unsplash）
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